Si no se pagan estamos, o podemos estar, incumpliendo el Decreto de Garantía de Pago.

Si tenemos seguridad de la cantidad que vamos a recibir para esas justificaciones y con esa cantidad es suficiente para pagar dichas facturas, no hay ningún problema en adelantar esos importes con el saldo que tengamos disponible, aunque no sea aún de lo ingresado por esa justificación.

Lo importante es que a final del periodo de la justificación, los gastos no superen a los ingresos.

Además hay justificaciones que permiten remanentes negativos y en estos casos se puede usar dinero de gastos de funcionamiento, de recursos propios, etc.., que no son finalistas siempre que por hacer el pago de las facturas de una justificación no provoque el desatender otras necesidades fundamentales del centro.

Se recoge a continuación un párrafo contenido en uno de los documentos de instrucciones referidos al mencionado Decreto de Garantía de Pagos, que podéis ver en Séneca, en “Documentos”. Leedlo porque os puede aclarar mucho en este sentido:

“1º En ningún caso desde los centros se contraerán obligaciones que superen los importes presupuestados como ingresos.

Igualmente esta restricción será aplicable a cada una de las justificaciones específicas (es decir, como regla general no se contraerán obligaciones que superen el importe de los ingresos correspondientes a una justificación concreta salvo que aquella permita tener remanentes negativos que, en cualquier caso, serán necesariamente cubiertos con los gastos de funcionamiento ordinarios o ingresos propios que el centro obtenga en ese ejercicio).

Hechas estas consideraciones, se debe efectuar el abono de todas las facturas a las que se haya dado conformidad, con independencia de que, en su caso, se hayan recibido los fondos de la justificación específica a la que correspondan las mismas.”

- Cambiar al ejercicio donde se encuentra el asiento.

- En consulta de asientos buscar el asiento.

- Pinchar en el asiento.

- No entrar en la opción “Ver asiento” porque al estar el ejercicio cerrado no deja modificarlo.

- Entrar en la opción “Asociar justificación específica”. En esta opción se puede poner la justificación, periodo y subcuenta.

(No olvidemos que antes del campo justificación hay una pregunta "Señale aquí si esta factura se ha de incluir en alguna justificación o no:". Hay que marcar Sí para que deje poner la justificación)

- Selecciona ahora la subcuenta que corresponda dentro de la lista que se ofrece. Son las subcuentas asociadas a la justificación.

- Con eso se ha terminado.

- Volvamos a cambiar el ejercicio actual.

- Volvamos a generar el Anexo XI específico de ese periodo atrasado de la justificación.

En la pregunta no se especifica el estado del Anexo XI Específico. Si ya está en un estado competencia de Delegación (pendiente de validación, validado DP, etc..) no queda más remedio que ponernos en contacto con los responsables de esa justificación que lo anulen, en ese caso podemos hacer otro, nunca rectificar.

Luego, cuando lo anulen, antes de repetir el Anexo XI Específico hay que solucionar el problema de la factura mal grabada, sin imputar a la justificación.

Una vez modificada la factura hay que volver a realizar el Anexo XI Específico.

Puede ocurrir que además de haber hecho el Anexo XI Específico que hemos pedido que nos anulen, además, se había hecho el Anexo XI del ejercicio económico y éste está ya cerrado.

En ese caso hay que resolverlo según se ha explicado en la pregunta anterior.

Aún así no se puede descartar que la solución de la pregunta 2 tampoco se pueda hacer. Puede ser, en el peor de los casos, que tengamos que solicitar que nos anulen también el Anexo XI del ejercicio cerrado.

Lo primero es asegurarnos de que la subcuenta a la que queremos asociar la factura es una subcuenta prevista, válida, en la justificación de dicha factura. 

Para ello leamos la siguiente pregunta. En ella, entre otras cosas relativas a las justificaciones, se explica cómo ver todas las subcuentas válidas para una justificación y los motivos que están ocasionando nuestro problema, así como su solución.

Eso debe estar en la Configuración de la Justificación.

• Hemos de entrar en la opción de menú Configuración / Justificaciones específicas.

Pinchamos en la justificación de que se trate.

En el menú emergente que aparece se elige la opción “Detalle”. Veremos entonces todos los periodos de la Justificación. Pinchamos en el periodo nos interese y seleccionamos la opción “Datos del periodo”.

Ahí veremos los siguientes datos:

- Fechas de inicio y fin. Es el periodo para el que se manda el dinero.

- Fecha de apertura del anexo.

Si está rellena es la fecha a partir de la cual autorizan a hacer los Anexos XI Específicos.

Si está vacía es que se ha de esperar a la fecha fin.

- Periodos de justificación estrictos. Si son estrictos es que no se pueden incluir facturar cuya fecha de factura no esté estrictamente entre las fechas de inicio y fin (ambas incluidas).

- Se debe aprobar por Consejo Escolar. Si está marcado es que se tiene que aprobar en ese órgano

- Una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados pierden su afectación y pasan a la partida de Gastos de Funcionamiento Ordinarios .

Si está marcado es que los remanentes, si lo hubiere, ya se pueden gastar en fines distintos a los de la justificación.

- Se permiten remanentes negativos. Si está marcado es que se puede gastar más de lo que se recibe para la justificación.

- Centros de titularidad pública. Una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados deben ser devueltos a la Tesorería de la Consejería de Hacienda.

Es para centros públicos. Si está marcado es que los remanentes tienen que ser devueltos

- Centros de titularidad privada. Una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados deben ser devueltos a la Tesorería de la Consejería de Hacienda.

Ídem para centros privados.

- Debe validarse en Delegación provincial.

- Debe validarse en SSCC.

Ambos indican quien revisa el anexo y le da el V.ºB.º.

• Subcuentas de la Justificación

Otro dato muy importante de las justificaciones. Las subcuentas a las que podemos asociar una factura de una Justificación concreta.

Entramos en la opción de menú Configuración / Justificaciones específicas.

Se pincha en la justificación de que se trate.

En el menú emergente que aparece se elige la opción Subcuentas asociadas.

1. En esta pantalla están todas las subcuentas que hay o ha habido disponible en la justificación. Hay que considerar aquellas válidas para el ejercicio económico en el que estemos trabajando. 

Para ello hay que fijarse en los campos  año inicio y año fin que hay a la derecha de cada subcuenta  y el ejercicio en el que estamos operando ha de estar entre ambos valores de inicio y fin.

2. Además a la derecha del año fin hay una columna con el título “aviso”. Si en la fila de una subcuenta, en esa columna no hay ningún icono, la subcuenta está bien, pero si hay un icono hay que pinchar en él para que nos diga el sistema que problema hay.

Puede que poniendo el ratón sobre el icono aparezca el mensaje “no está activa en el centro”. En ese caso hay que ir a la opción estructura de subcuentas e incluir la subcuenta en nuestra estructura, en nuestro centro.

La Consejería ha establecido la relación de subcuentas utilizables en la contabilidad de un centro. Esta relación se encuentra completa en Documentos de Séneca y suele ser mucho más extensa de lo que realmente se usa en muchos centros. En la opción de “Estructura de subcuentas” vemos  una relación reducida para facilitar el trabajo en el centro.

Busquemos la subcuenta que nos ocupa en la lista que aparece en esta pantalla. Si no se encuentra tendremos que añadirla. Para ello véase el manual, capítulo “Estructura de subcuentas”. 

3. Más posibles problemas. En la última columna de la derecha hay un botón. Ese botón nos muestra los periodos de la justificación en los que está disponible cada subcuenta. Comprobemos que la subcuenta que nos ocupa está disponible para el periodo de justificación con el que estamos trabajando.

Esto está respondido en la pregunta anterior (PREGUNTA 5), apartado “Se permiten remanentes negativos”.

Hay que considerar que aunque se permitan remanentes negativos, es decir se permite gastar más de lo ingresado, y la diferencia se pagaría con los gastos de funcionamiento ordinarios, ésto se puede hacer si ello no hace que se desatienda alguna necesidad general del centro.

Técnicamente no es necesario que las facturas estén pagadas para hacer el Anexo XI Específico.

Las facturas hay que asentarlas en Séneca y asociarlas a la justificación y periodo pertinentes en cuanto que se reciben por parte del proveedor.

Como es lógico, se pagan cuanto antes.

El Anexo XI Específico lo haremos cuando tengamos que hacerlo y si no ha sido posible pagar una factura, en principio, no tiene por qué pasar nada.

En el Anexo XI Específico hay un apartado denomina “Total asientos de gasto anotados y no materializados:”.

En este campo se refleja el importe total de las facturas imputadas a la justificación / periodo, pero no están pagadas (en Séneca “no materializadas”).

Lo que ocurre en este caso es que, como no se han pagado, su importe aumenta el remanente al final del periodo.

Este remanente queda incorporado como remanente al inicio del periodo siguiente. Se acumula a los ingresos del siguiente periodo. Con ello queda el dinero reservado para cuando posteriormente podamos pagar la factura.

Lo explicado anteriormente tiene algunas excepciones:

- Primera. Que tengamos instrucciones de la Administración que nos indique que tenemos que pagar todo antes de hacer el Anexo XI Específico.

- Segunda. Aunque no es lo normal, puede que los remanentes al final de un periodo haya que devolverlos a la Administración. Véase la Pregunta 5. En ella se explica cómo saber si esto ocurre.