Comencemos la respuesta explicado el origen de cada concepto.

1. Suplido es un concepto existente en el mundo empresarial, no se ha inventado en Séneca. Se trata de una persona física o jurídica que cobra una factura cuyo emisor es otra empresa.

Hay dos casos típicos que se pueden entender claramente:

• Supongamos que una gestoría nos está llevando un trabajo, que entre otras cosas requiere un pago de tasas a un tercero. La gestoría paga esa tasa que realmente somos nosotros quien la debemos pagar. Ellos sólo nos hacen la gestión.        
  Cuando finaliza el trabajo nos pasa una factura aparte donde aparece la entidad que emite la factura y también figura la gestoría como suplido, que es quién realmente recibe el dinero que adelantó en su momento.  
  Ese dinero no es una ganancia suya y así constará en sus distintas declaraciones que deba efectuar con Hacienda.
• Otro caso típico. Vamos a hacer una obra y contratamos a una empresa de construcción. Para la realización de la obra, entre otras cosas hay que obtener una licencia municipal y la empresa nos realiza la gestión pagando el importe de dicha licencia.

Es como el caso anterior.

Esta actuación como suplido de estas empresas son parte de su actividad económica y profesional, sin embargo la actuación de un compañero como suplido en una factura del centro no es derivada de su actividad profesional.

2. Anticipo. El tipo de asiento anticipo se creó en Séneca pensando en la movilidad de alumnado y profesorado por actividades Erasmus y similares. Aunque es cierto que se ha extendido su uso.

En estos casos, incluso antes de que se implantase este tipo de asiento en Séneca, ya se les adelantaba por parte del centro dinero ya que son actuaciones con bastante duración y los costes también son elevados.

Si se adelanta el dinero y se tarda días o semanas en volver y poder grabar en Séneca las facturas correspondientes a los gastos, durante ese periodo de tiempo el saldo del banco y el que figura en Séneca no coinciden ya que ha habido salidas de dinero que no constan en la Gestión Económica. Si además en el centro hay varios grupos de personas viajando a la vez se puede dar una determinada situación de “descontrol”.

Ahora, con el anticipo los saldos coinciden y todas las salidas de dinero están en la Gestión Económica. Luego al introducir las dietas, estas constan como pagadas mediante este anticipo. 

Como se puede ver ninguno de los dos casos se hizo pensando en el caso que se plantea en la pregunta, si bien es cierto que se están usando para ello.

Un pero, un inconveniente de estas operaciones. Con el uso de ambos métodos, en la cuenta corriente del compañero hay ingresos que no están relacionados con su trabajo, aunque en el caso del anticipo para los casos para los que se creó es fácilmente justificable pues el viaje se hace en el contexto de su trabajo y tiene derecho a dietas e indemnizaciones.

Para responder a la pregunta que se hace se puede decir que, efectivamente, se están usando los dos métodos. No se ha escrito en ningún sitio que se use uno de los dos o ninguno. Entre los dos el más próximo es el del anticipo.

Para el caso de la pregunta, entre el uso del anticipo o el suplido, seguramente el anticipo es más adecuado.

No obstante para el caso “menor” que se plantea hay otras opciones.

Cuando un compañero compra algo para el centro lo hace en el día o como mucho se lleva el encargo al salir del trabajo y cuando vuelve al día siguiente ya ha hecho la compra para el centro. Si el importe no es mucho se le puede dar el dinero de caja y la factura quedará como pagada de caja. Si se conoce el importe de la compra a realizar, también se puede sacar el dinero de la CC con una operación de ventanilla y se le entrega al compañero, en ese caso la factura quedará como pagada por banco y el modo de pago es operación por ventanilla.

En cada caso, el centro puede elegir el más cómodo para su gestión.